L’esternalizzazione della logistica di magazzino è un’opportunità strategica che le aziende complesse possono adottare per migliorare efficienza, flessibilità e controllo dei costi.
Per ottenere risultati efficienti, le aziende devono valutare ogni dettaglio con rigore progettuale e attenzione legale: dalla selezione del partner alla conformità normativa, dalla gestione della transizione alla supervisione continuativa.
I criteri di scelta del partner logistico
La scelta del fornitore logistico deve basarsi sulla valutazione di competenze verticali, flessibilità operativa, tecnologie evolute e affidabilità economica, per garantire un servizio efficiente e coerente con le esigenze aziendali.
Specializzazione settoriale: conoscenza delle particolarità operative e normative del settore in cui opera l’azienda.
Capacità di personalizzazione: flessibilità per adattarsi a flussi differenziati, stagionalità, esigenze B2B e B2C, ordini multicanale o attività di logistica integrata.
Tecnologia e sistemi: un WMS (Warehouse Management System) moderno e integrabile con l’ERP garantisce tracciabilità, visibilità in tempo reale e indicatori di performance.
SLA e cultura del servizio: definizione precisa dei livelli minimi di servizio (tempo di evasione, accuratezza, stock availability) e di un approccio collaborativo.
Referenze e solidità economica: analisi di casi studio, clienti attivi, rating di affidabilità e dei magazzini gestiti dal partner selezionato.
Aspetti legali e contrattuali
Affidare la logistica a terzi comporta responsabilità condivise e obblighi normativi: è essenziale definire chiaramente requisiti, coperture e ruoli in un quadro contrattuale completo e sicuro.
Autorizzazioni e conformità normativa: presenza di requisiti specifici per il trattamento delle merci (es. autorizzazioni sanitarie, ambientali, ADR, stoccaggio di alcolici o refrigerati, deposito doganale).
Responsabilità e assicurazioni: coperture documentate, valutazione dei massimali e ruoli ben definiti in caso di errori, smarrimenti o danni.
Proprietà delle merci e rischi connessi: esplicitazione contrattuale della titolarità delle merci stoccate presso terzi.
Responsabilità solidale (Art. 29, D.Lgs. 276/2003): verifica della regolarità nella gestione del personale e della sicurezza sui luoghi di lavoro.
Privacy e GDPR: in caso di trattamento di dati dei clienti, nomina del fornitore come “Responsabile esterno del trattamento” nel rispetto del Regolamento UE 2016/679.
Analisi interna e mappatura dei processi
Prima di esternalizzare, è fondamentale comprendere a fondo flussi, costi e rischi interni, per individuare con precisione cosa delegare e con quali impatti strategici.
Mappatura dei flussi logistici: analisi di lead time, frequenza di rotazione, criticità operative, esigenze documentali, vincoli di tracciabilità, logistica inversa, ecc.
TCO – Total Cost of Ownership: valutazione dei costi diretti (stoccaggio e movimentazione) e indiretti (SLA non rispettati, errori di evasione, gestione reclami, obsolescenze di magazzino).
Analisi del rischio e delle competenze interne: calcolo dell’impatto su know-how interno e capacità di gestire eventuali criticità future.
Evitare interruzioni operative nella fase di transizione
Un’esternalizzazione efficace si basa su pianificazione, gestione strutturata delle scorte e test progressivi, così da assicurare la continuità del servizio senza interruzioni.
Piano di transizione dettagliato: definizione di una timeline realistica, con fasi progressive di test, doppia gestione (parziale), riconciliazioni inventariali e formazione dei referenti.
Gestione dei dati e delle scorte: pianificazione del trasferimento fisico delle merci e della sincronizzazione delle anagrafiche tra sistemi informativi.
Fase di collaudo: simulazioni e verifiche dei flussi reali prima dell’avvio definitivo.
Monitoraggio continuo e governance dell’outsourcing
Per mantenere alti standard nel tempo, è necessario attivare strumenti di controllo, con indicatori di performance, report periodici e verifiche costanti orientate al miglioramento continuo.
KPI e SLA contrattuali: percentuale di ordini evasi in tempo, accuratezza inventariale, percentuale di errore sul picking, tempo di risposta, tempi medi di consegna, resi gestiti, ecc.
Dashboard e report periodici: incontri programmati per condividere dati, interventi correttivi e nuove opportunità.
Audit e ispezioni: controlli, anche a sorpresa, per verificare standard e conformità.
Clausole evolutive: flessibilità contrattuale per adattamenti futuri.
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